データを統合する（すでにご利用中の方へ）
はじめに
この記事では、すでにモチベーションクラウドの複数サービスをご利用中で、これから組織・属性・ユーザー情報をまとめて一元管理したい場合に、既存データを統合するための操作手順を説明します。本操作により、これまで別々に管理されていた情報が統合され、モチベーションクラウド全体で一括管理できるようになります。
※ロールディベロップメントには組織・属性の概念がないため、統合作業は不要です。ユーザー情報のみ統合を行ってください。
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⚠注意 統合設定を開始すると、データ統合が完了するまで、各サービスでの組織・属性・ユーザー情報は変更できません。 |
データを統合する前に
データを統合する前に、統合後に反映したい最新の組織・属性・ユーザー情報を、それぞれのサービスに反映されている状態にしてください。情報が一致していない項目が多いと、統合CSVでの確認や修正作業が増えてしまいます。操作方法は各サービスのヘルプサイトをご確認ください。
エンゲージメントヘルプサイト
シェアリングヘルプサイト
ロールディベロップメント
STEP0：統合設定の案内メールを受信する
①「統合設定のご案内」メールを確認し、「統合設定を行う」をクリック
事前にご連絡いただいたデータ統合の設定を行う担当者宛に、本メールを送信します。
メール件名：統合設定のご案内
②「統合設定を開始するサービス」の内容を確認し、「次へ」をクリック
「統合設定を開始するサービス」画面には、各サービスに登録されている組織・属性・ユーザー数が表示されます。ここからの操作手順は、統合するサービスの組み合わせによって異なります。
データ統合の対象に「エンゲージメント」と「シェアリング」が含まれている場合
「次へ」をクリックしたら、組織→属性→ユーザーの順に統合設定を行います。
STEP1. 組織を統合するへお進みください。
データ統合の対象が「エンゲージメント+ロールディベロップメント」、または「シェアリング+ロールディベロップメント」の組み合わせの場合
以下のケースでは、組織・属性のデータ統合は不要のため、ユーザー情報のみを統合します。
- エンゲージメントとロールディベロップメントのデータを統合したい場合
- シェアリングとロールディベロップメントのデータを統合したい場合
③内容を確認後、「上記の内容を確認しました」をチェックし、「保存」をクリック
これで完了です。データ統合後、共通管理画面でユーザー情報を一元管理できるようになります。
STEP1. 組織を統合する
①「組織の統合設定」をクリック
②「基準にするサービス」を選択し、「設定ファイルを出力」をクリック
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基準にするサービスとは CSVファイルをダウンロードする際に、登録情報が統合後の状態に最も近いサービスを基準として選びます。 基準にしたサービスの情報は、CSVファイルの登録欄に反映された状態でダウンロードされるため、必要な修正箇所のみを編集することで効率的に統合設定が可能です。 |
文字コード
以下の文字コードを選択できます。
UTF-8
機種依存文字や外国語にも対応している多言語用の文字コードです。
Shift-JIS
日本語の文字コードとして一般的に用いられる文字コードです。
機種依存文字や外国語など「Shift-JIS」で対応していない文字を利用すると文字化けが起こる可能性があります。
サービス別の更新履歴を確認したい場合は、「サービス別の更新履歴を開く」より確認できます。
③ダウンロードしたファイルを開き、下記のマニュアルを参考に組織を登録する
操作マニュアル：データ統合設定 組織・属性の統合CSVファイルをつくる
④「ファイルの取り込み」をクリックし、作成したファイルをアップロード
⑤「統合設定を実行」をクリック
⑥「上記の内容を確認しました」をチェックし「保存」をクリック
この設定によって、追加・削除される組織情報の詳細は、「ダウンロード」から一覧を確認できます
STEP2. 属性を統合する
①「属性の統合設定」をクリック
②「基準にするサービス」を選択し、「設定ファイルを出力」をクリック
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基準にするサービスとは CSVファイルをダウンロードする際に、登録情報が統合後の状態に最も近いサービスを基準として選びます。 基準にしたサービスの情報は、CSVファイルの登録欄に反映された状態でダウンロードされるため、必要な修正箇所のみを編集することで効率的に統合設定が可能です。 |
文字コード
以下の文字コードを選択できます。
UTF-8
機種依存文字や外国語にも対応している多言語用の文字コードです。
Shift-JIS
日本語の文字コードとして一般的に用いられる文字コードです。
機種依存文字や外国語など「Shift-JIS」で対応していない文字を利用すると文字化けが起こる可能性があります。
③ダウンロードしたファイルを開き、下記のマニュアルを参考に属性を登録する
統合CSVファイルの作成方法は、組織と同じです。
操作マニュアル：データ統合設定 組織・属性の統合CSVファイルをつくる
④「ファイルの取り込み」をクリックし、作成したファイルをアップロード
⑤「統合設定を実行」をクリック
⑥「上記の内容を確認しました」をチェックし「保存」をクリック
この設定によって、追加・削除される属性情報の詳細は、「ダウンロード」から一覧を確認できます
STEP3. ユーザーを統合する
①「ユーザーの統合設定」をクリック
②「部署の基準にするサービス」と「属性項目の基準にするサービス」を選択し、「設定ファイルを出力」をクリック
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基準にするサービスとは CSVファイルをダウンロードする際に、登録情報が統合後の状態に最も近いサービスを基準として選びます。 基準にしたサービスの情報は、CSVファイルの登録欄に反映された状態でダウンロードされるため、必要な修正箇所のみを編集することで効率的に統合設定が可能です。 |
文字コード
以下の文字コードを選択できます。
UTF-8
機種依存文字や外国語にも対応している多言語用の文字コードです。
Shift-JIS
日本語の文字コードとして一般的に用いられる文字コードです。
機種依存文字や外国語など「Shift-JIS」で対応していない文字を利用すると文字化けが起こる可能性があります。
③ダウンロードしたファイルを開き、下記のマニュアルを参考に組織を登録する
操作マニュアル：データ統合設定 ユーザーの統合CSVファイルをつくる
④「ファイルの取り込み」をクリックし、作成したファイルをアップロード
⑤「統合設定を実行」をクリック
⑥「上記の内容を確認しました」をチェックし「保存」をクリック
STEP4. 統合設定を完了する
すべての設定内容に問題がなければ、「データ統合設定を完了」をクリックしてください。「データ統合設定を完了」ボタンをクリックすると、統合設定を中止することができません。
データ統合は、差分が少ない場合は数10分で完了しますが、内容によっては最大1〜2日かかることがあります。
データ統合後、共通管理画面で組織・属性・ユーザーを一元管理できるようになります。
データ統合設定を中止したい場合
統合設定を中止する場合は、「統合設定を中止」ボタンをクリックしてください。これまでに設定した統合情報はリセットされ、最初から統合設定を行うことできます。
「データ統合設定完了」ボタンをクリックした後は、統合設定の中止はできません。
詳細仕様
統合後のユーザーのサービス利用について
統合前に特定のサービスに未登録だったユーザーは、統合後、そのサービスでは利用対象外として扱われ、契約人数にも含まれません。
例：Aさんがエンゲージメントには登録されているが、シェアリングには未登録の場合
→ 統合後もエンゲージメントでは利用可能ですが、シェアリングでは利用できず契約人数にも含まれません。
詳細は統合後のサービス利用人数の変更は、以下をご確認ください。