データ統合設定 ユーザーの統合CSVファイルをつくる
はじめに
この記事では、モチベーションクラウド エンゲージメントとシェアリングをご利用中で、ユーザーの組織・属性所属データを一元管理するためのCSV作成方法を説明します。作成したファイルをアップロードすることで、これまで別々に管理されていた情報が統合され、一括管理できるようになります。
※ロールディベロップメントには組織・属性の概念がないため、統合CSVファイルでの確認や変更は不要です。
データ統合CSVファイルの基本の見方
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ユーザーのマスター情報
すべてのサービス間で共通するユーザーの基本情報です。変更できません。 -
登録欄
ダウンロード時に「基準にするサービス」のユーザーの組織・属性情報が表示されます。必要に応じて、ユーザーの所属組織・属性を修正してください。ここに入力した情報が、統合後のユーザーの所属情報として登録されます。 -
統合設定の参照情報
各サービスの情報の差分と、統合前の情報を確認できます。どの情報と統合するかを指定することもできます。
各項目の詳細
ユーザーマスター情報 A列～C列（変更不可）
すべてのサービス間で共通するユーザーの基本情報
各サービスに登録されているユーザーのメールアドレスが同一である場合、同一ユーザーとして統合CSVファイルに表示されます。
統合設定後のユーザー所属情報
ダウンロード前に選択した「基準にするサービス」の情報を表示
ここに入力した情報が登録される
統合設定の結果
基準にするサービスと連携する他サービスの情報を照合した結果を表示
差分がある場合は「要確認」と、その「詳細」が表示される
統合設定前の部署の情報
統合前のユーザーの所属部署の情報を表示
統合設定前の部署の情報
統合前のユーザーの属性情報を表示
ユーザー統合CSVファイルをダウンロードする前に
データを統合する前に、統合後に反映したい最新のユーザー情報を、それぞれのサービスに反映されている状態にしてください。情報が一致していない項目が多いと、統合CSVでの確認や修正作業が増えてしまいます。操作方法は各サービスのヘルプサイトをご確認ください。
- エンゲージメントヘルプサイト：ユーザー一括設定 登録・編集・削除する
- シェアリングヘルプサイト：ユーザー一括設定 登録・編集・削除する
- ロールディベロップメントヘルプサイト：ユーザー一括設定 登録・編集・削除する
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⚠注意 ユーザー統合CSVファイルでは、ユーザーの追加や削除はできません。ユーザーを追加・削除したい場合は、統合前に各サービスで操作するか、統合後に操作してください。 |
ユーザー統合設定のファイルをつくる
①「基準にするサービス」を選択し、CSVファイルをダウンロードする
部署と属性項目のそれぞれで、基準とするサービスを選択できます。
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基準にするサービスとは CSVファイルをダウンロードする際に、登録情報が統合後の状態に最も近いサービスを基準として選びます。 基準にしたサービスの情報は、CSVファイルの登録欄に反映された状態でダウンロードされるため、必要な修正箇所のみを編集することで効率的に統合設定が可能です。 |
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「統合設定後のユーザー所属情報」に基準サービスが表示されないケース 「統合設定後のユーザー所属情報」には、基本的に「基準にするサービス」のユーザー所属情報が表示されます。ただし、基準にするサービスに未登録で、他の連携サービスには登録があるユーザーについては、その登録があるサービスの所属情報が表示されます。 例：
→ この場合、Aさんのシェアリングの所属情報が「統合設定後のユーザー所属」（D列～I列）に表示されます。 |
②CSVファイルをダウンロードしたら、「統合設定の結果」の「結果」と「詳細」を確認する
基準にするサービスの情報と、それ以外の統合するサービスの情報を照合した結果が表示されます。メールアドレスをもとに、同一ユーザーかどうかを判定しています。
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空白：データが一致している
変更がなければ対応不要 -
要確認：一致していないデータがある
「詳細」のコメントを確認し、登録するユーザーの所属情報に誤りがないか確認が必要
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統合CSVファイルでの一致判定について 統合CSVファイルでは、以下の情報が一致している場合に、同じ所属情報として認識されます。
統合後の部署コードまたは属性項目コードが一致していない場合、そのデータは別の所属情報として扱われ、「要確認」と表示されます。 |
③統合CSVファイルを編集する
データ統合後のユーザーの所属組織・属性を確認し、必要に応じてユーザーの所属情報を変更してください。
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「要確認」と表示される主なケースと対応方法
例：属性項目の基準にするサービスがシェアリングで、「詳細」に以下のコメントが表示された場合
エンゲージメントで異なる役職が指定されています。「統合設定後のユーザー所属情報」に誤りがないかご確認ください。
原因：基準サービスのシェアリングとエンゲージメントの「役職」の属性項目が一致していない
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対応：「統合設定後のユーザー所属情報」にある内容が、ユーザーの所属情報として登録されます。以下のいずれかの対応を行ってください。
統合後、シェアリングのユーザー所属情報のままで問題ない場合は、修正不要です。
統合後、エンゲージメントのユーザー所属を反映したい場合は、「統合設定後のユーザー所属情報」にエンゲージメントの情報を入力してください。
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⚠注意 CSVファイルの列および1～2行目のヘッダーは削除できません。削除するとアップロードエラーが発生します。 |
詳細仕様
統合後のユーザーのサービス利用について
統合前に特定のサービスに未登録だったユーザーは、統合後、そのサービスでは利用対象外として扱われ、契約人数にも含まれません。
例：Aさんがエンゲージメントには登録されているが、シェアリングには未登録の場合
→ 統合後もエンゲージメントでは利用可能ですが、シェアリングでは利用できず契約人数にも含まれません。
詳細は統合後のサービス利用人数の変更は、以下をご確認ください。
ユーザー統合設定後に組織・属性の統合設定を変更した場合
ユーザー統合設定を行った後に組織または属性の統合設定を修正すると、ユーザーの統合設定はリセットされます。
再度、ユーザーの統合設定を行ってください。
メールアドレス未登録でID回答を利用中のユーザーがいる場合（エンゲージメントのみ）
エンゲージメントでID回答を利用しており、メールアドレスが未登録のユーザーについても、データ統合CSVファイルにはエンゲージメントの情報が表示され、所属情報を変更できます。ただし、有効なメールアドレスが登録されていないため、他のサービスは利用できません。